DSC 5274
28-06-2022

Schoonmaak kantoren begint bij goede afspraken tussen sales en operations

Voordat de schoonmaak van kantoren van start gaat, maakt de afdeling sales de calculatie voor een correcte offerte. Daarvoor werkt sales nauw samen met operations. In dit interview vertellen Sales Manager Chantal Moerenhout en Operations Manager Bjorn Vanderauwera hoe die samenwerking verloopt.

Waarvoor staat Care volgens jullie?

Chantal: Care staat voor duurzaam ondernemen door én voor mensen. Met kwaliteit en klantgerichtheid als belangrijke factoren.

Bjorn: Helemaal mee eens. En je zegt daar iets belangrijks: door mensen. Want het zijn onze schoonmakers die de klus moeten klaren.

Hoe vertaalt dat zich in sales?

Chantal: Alles begint bij het verhaal dat je vertelt aan de prospect. Daarbij is onze duurzame aanpak de rode draad. En dan is het cruciaal om in de calculatie rekening te houden met het aantal poetsuren. Schoonmaak van kantoren is een intensieve job. Onze schoonmakers moeten dus genoeg tijd krijgen om hun job goed te doen. Bovendien moeten ze ook voldoende materiaal en machines hebben om te kunnen werken.

Bjorn: Wat de Sales Advisors berekenen en beloven is zeker haalbaar. We gaan liever voor kwaliteit dan voor te weinig uren. Door mensen op te jagen, bereik je net het omgekeerde.

Goede afspraken maken goede vrienden

Hoe verloopt de samenwerking tussen sales en operations?

Bjorn: Sales betrekt ons altijd bij de calculatie van een offerte. We bespreken dan het aantal uren van de schoonmakers én leidinggevenden. Ook het gebruik van materialen en machines komt aan bod. We discussiëren dan tot dat we allemaal tevreden zijn. En dan pas gaat de offerte buiten.

Chantal: Goede afspraken maken goede vrienden. En iedereen houdt zich er ook aan. We kunnen op elkaar rekenen. Dat is onze kracht. We gaan niet nadien nog wat aanpassingen doen om het dossier te kunnen verkopen. Stel je voor, ik mag er niet aan denken.

Bjorn: Bovendien moeten Joost (CEO) en ik bij grote projecten altijd de offerte eerst goedkeuren.

Wanneer geeft sales het dossier door aan operations?

Chantal: Eerst is er een opstartmeeting met de Teamleader en/of Districtmanager waarbij we hen alle info geven. Ik of de andere mensen uit mijn sales team hebben dan ongeveer nog een jaar contact met de klant. Verloopt alles naar wens? Kunnen we de klant nog met iets helpen? Daar zijn we wel mee bezig. Maar voor alle operationele vragen moet de klant wel bij de Teamleader aankloppen.

Bjorn: De Teamleaders rapporteren aan de Districtmanagers en zij aan mij. Ik ga vooral naar klanten voor strategische meetings. Of bij grote klachten. Al spring ik ook wel eens gewoon binnen om de vinger aan de pols te houden.

Chantal: De overdracht verloopt dus gestroomlijnd. Loopt er toch nog iets mis met bijvoorbeeld het aantal berekende poetsuren? Dan ga ik opnieuw mee naar de klant om het probleem op te lossen. Niemand staat alleen bij Care.

Waarom is een goede samenwerking tussen sales en operations zo belangrijk?

Chantal: Iedereen heeft er baat bij. Wij verkopen dan wel het aantal uren en diensten, maar het is wel operations die instaat voor de eigenlijke schoonmaak van de kantoren. We staan met elkaar in contact en bij vragen of problemen gaan we in overleg. Uiteraard willen we zoveel mogelijk verkopen. Maar nooit ten koste van operations of onze schoonmakers. Daarin zijn we heel correct.

Bjorn: We merken dat de calculaties goed kloppen. En dat komt alleen maar omdat we zo goed samenwerken.

De juiste attitude, ook bij de klant

Wie is voor jullie de ideale klant?

Bjorn: Een tevreden klant die op een eerlijke en transparante manier feedback geeft. En ons de kans geeft er iets mee te doen om de diensten nog te verbeteren.

Chantal: Ik ben altijd op zoek naar een klant die een partnership wil aangaan. Iemand waarmee we samen onze doelstellingen kunnen halen. Zoals met onze doelstelling rond waterverbruik, waarbij we dankzij Made Blue water teruggeven aan derdewereldlanden. Een project dat onze klanten ook kunnen opnemen in hun eigen milieuaudit. Het is fijn dat je voor elkaar iets kunt betekenen.

Wat is een reden om niet in zee te gaan met een prospect?

Chantal: Als geld de enige drijfveer is. Iemand met die attitude? Daarmee werken we niet samen.

Gebeurt het dat jullie de samenwerking stopzetten?

Chantal: Ja hoor, als ze onze mensen niet goed behandelen of discrimineren.

Bjorn: Dat gebeurt. Kijk, kritische feedback mag. Maar als dat uitmondt in respectloos gedrag, dat is een brug te ver. Dan stopt de samenwerking. Uiteraard proberen we altijd eerst te kijken waar het probleem zit en de plooien glad te strijken.

Care wil resultaatgericht poetsen inburgeren

We hebben het al gehad over het aantal poetsuren. Maar hoe zit het met resultaatgericht poetsen, waarbij kwaliteit voor gaat op het aantal gewerkte uren?

Bjorn: We merken dat de grotere klanten daarvoor stilaan beginnen open te staan. Toch vinden de meesten het nog moeilijk om het idee van het aantal uren los te laten. Want met resultaatgericht poetsen verkoop je het resultaat. En niet het aantal uren.

Chantal: We proberen het wel altijd te verkopen en zetten het ook zo in de offerte. Ik leg dan uit dat iets niet gepoetst hoeft te worden als het niet vuil is. En omgekeerd ook. Werkprogramma’s zijn eigenlijk leidraden. Zo krijgt een vergaderzaal die niet gebruikt is even een check-up, maar wordt ze niet gepoetst. Er is dan tijd over voor iets anders. Toch krijgen we dan nog vaak de vraag: “Maar voor hoeveel uren betalen we dan?” Of als er dan eens een uur minder wordt gewerkt, dan vragen ze een creditnota.

Bjorn: We streven wel naar resultaatgerichte schoonmaak van kantoren. Want het is ook gewoon aangenamer werken voor onze schoonmakers. En uit controles door externe firma's scoort het resultaatgericht werken altijd goed.

Is er ook vraag naar andere diensten dan schoonmaak van kantoren?

Chantal: Het is mijn taak om goed te luisteren naar de prospects. Want tussen de lijnen door merk ik vaak dat ze nog nood hebben aan andere diensten. Ook de Teamleader moet goed opletten of de behoeften van de klant niet veranderen. Zoals bijvoorbeeld een terras dat eens een grondige poetsbeurt nodig heeft, de kantoortapijten die nood hebben aan een onderhoudscontract.

Bjorn: Ik merk wel dat de vraag naar andere diensten stijgt. Al geeft corona een wat vertekend beeld door onder andere de extra desinfectierondes.

Chantal: De klant vindt het fijn om met één partner alles te regelen: één aanspreekpunt bij Care, één factuur waarop alle facilitaire diensten staan. Wij hebben al heel wat partners binnen de Vebego-groep en daarbuiten, en gaan ook op zoek naar nieuwe oplossingen indien nodig.

Wilt u graag Care als facilitaire partner voor de schoonmaak van uw kantoren? Neem contact op met Chantal. Zij helpt u graag verder.

Kantoorschoonmaak

Meer blogs

Duurzaam Ondernemen Care schoonmaakbedrijf
duurzaamheid

Care als voorbeeld van duurzaam ondernemen

Care zet al meer dan 45 jaar in op duurzaam ondernemen. Al heel wat goede doelen en projecten zijn de revue gepasseerd. De laatste jaren geven we dit ook structureel vorm door deel te nemen aan het Voka Charter Duurzaam Ondernemen (VCDO). Maar wat houdt dat juist in? En hoe vertaalt zich dat in de praktijk?
21-04-2021
5 min.
Kwaliteitsproducten professionele schoonmaak
innovatie, kantoorschoonmaak, duurzaamheid

Alles start bij het gebruik van kwaliteitsproducten

De hoge kwaliteit die Care levert, is mede dankzij de samenwerking met sterke partners. Alpheios is daarvan een schoolvoorbeeld. Het is, net zoals Care, lid van de Vebego-familie. En waar Care instaat voor de schoonmaak van bedrijven, zorgt Alpheios voor kwaliteitsvolle poetsproducten en dito machines. Maak kennis met unitmanager Marc Peeraer.
05-02-2021
3 min.
Resultaatgericht Poetsen
innovatie, kantoorschoonmaak

Resultaatgericht poetsen: schoonmaken wanneer het nodig is

Schoonmakers werken meestal volgens een vast werkprogramma: ze nemen elke ruimte onder handen, volgens voorafbepaalde frequenties en uren. Een alternatieve manier van werken is resultaatgerichte schoonmaak: daarbij bepaalt de schoonmaker op basis van de graad van properheid wat er moet worden gepoetst.
13-01-2021
3 min.